Như đã từng đề cập từ những bài viết trước, trong vòng vài năm tới: "Bất kỳ tổ chức, trường học nào không có website; tổ chức ấy, trường học ấy sẽ trở thành một biểu tượng của sự thiếu hội nhập". Nhưng hãy chú ý, tạo ra một website trường học với 5 điểm yếu dưới đây thì càng ảnh hưởng đến bộ mặt của nhà trường. Bài viết nhằm giúp những người đang làm công tác quản lý, công tác IT trong các trường được trang bị những kiến thức cần thiết để có thể nhận xét và hoạch định trong công tác xây dựng website của trường mình.

1. Website này của ai?

Tới thời điểm này, nhiều trường học đã ý thức và xây dựng hoàn chỉnh website của trường mình. Tuy nhiên vẫn còn nhiều lãnh đạo ở các trường (do những điều kiện khách quan và chủ quan) vẫn chưa có nhận thức về xây dựng "bộ mặt nhà trường" trên không gian số. Tuy nhiên, đó chỉ là nhận thức và chỉ đạo của người quản lý, còn nhận thức của một số giáo viên, học sinh của chính ngôi trường đó thì ngược lại.

Do nhiều điều kiện được tiếp xúc với mạng Internet, các diễn đàn, ...các cá nhân này rất háo hức xây dựng website cho trường mình, vấn đề là: Hiệu trưởng của trường đó không biết rằng trường mình có một website như vậy!

Chúng tôi đang đề cập đến tính chính danh của website một trường.

Như đã nói bên trên, nhiều cá nhân của trường, với những hiểu biết về mạng, họ đã xây dựng các website, không phải mang danh nghĩa cá nhân mình, mà là danh nghĩa của nhà trường. Một mặt, chúng ta cần phải hoan nghênh sự năng động và cầu tiến của các cá nhân này, họ đã thể hiện lòng yêu mến nơi mình đang học, đang công tác, nhưng mặt khác, chúng ta cũng cần nhận thức rõ những điểm yếu của sự tự phát này.

Nhiều em học sinh của trường đã lập ra các diễn đàn và ghi phía trên là "Diễn đàn trường A, B, C", nhiều thầy cô giáo lập ra các website với banner mang dòng chữ "Website trường E, F, G".

Bên cạnh đó, nhiều trường còn có tình trạng các nhóm học sinh khác nhau lập ra các website, forum khác nhau với cùng một tên trường (nhưng với các tên miền khác nhau như: .com, .net, .info, .co.cc, ...), và Ban giám hiệu không hề biết rằng trường mình có nhiều website, forum như vậy.

Với các website trường học tự phát này, do các cá nhân (học sinh, giáo viên) lập ra, vì chỉ là công việc mang tính cá nhân và thỏa mãn sở thích, nên họ không có đủ thông tin cho website để phản ánh đầy đủ hoạt động của nhà trường và thường website loại này nghiêng nặng về giải trí, chat, âm nhạc, ...

Hãy tưởng tượng một kịch bản như sau: Khi một trong các website tự phát trên bị tấn công hoặc bị những người ác ý làm thay đổi các thông tin về nhà trường, post một hình ảnh ác ý nào đó, nhà trường sẽ phải đối phó như thế nào?

- Thầy Hiệu trưởng sẽ cầm micro thông báo với toàn trường về những thông tin ác ý trên là hoàn toàn sai lệch? Vậy còn hàng triệu người bên ngoài bức tường nhà trường, chúng ta sẽ giải thích ra sao? Họ đâu có nghe được từ micro!

- Liên hệ với admin của website trên để tháo gỡ? Trong nhiều trường hợp, chúng ta đâu biết ai là admin!

- Nhờ cơ quan an ninh? Khi họ hành động xong, có thể thông tin bất lợi đã lan quá rộng!

Đề nghị của chúng tôi là: nhà trường hãy đăng ký tên miền (domain name) cho trường, và tên miền này (cùng với website của trường) phải được giữ gìn và phát triển như một "thương hiệu", tên miền phải được phổ biến trong toàn trường để ai cũng biết đó là "hàng chính hiệu".

Nhà trường hãy nhanh chóng hành động để thống nhất thông tin và bộ mặt của trường mình trong không gian số. Hãy nhanh chóng nắm quyền chủ động cho mình!

2. Thiếu thông tin

Nhiều website của các trường (thậm chí có cả các trường Đại học lớn) thiếu thông tin và vắng vẻ đến kinh ngạc. Nếu chỉ nhìn vào website như vậy, người ta có thể nghĩ là: trường này đã ngừng hoạt động khá lâu, hoặc trường này hình như không có hoạt động nào cả.

Trên website thường sẽ thấy có cơ cấu tổ chức, đoàn thể, thành tích đã đạt được, ...và các thông tin cách đây vài tháng. Không có số điện thoại liên lạc, không có địa chỉ, ...

Nguyên nhân của hiện tượng này thường là do không có định hướng phát triển website nhà trường một cách rõ ràng, không có người phụ trách chính, hoặc có quá nhiều phòng ban cùng tham gia quản lý và đăng tin, nhưng các phòng ban không nhiệt tình tham gia. Bộ phận IT thì đổ là phòng ban không đăng tin, phòng ban thì đổ là web khó dùng quá nên ...không dùng.

Các Hiệu trưởng và CB-CNV trong trường đều biết rằng nhà trường trong thực tế luôn hoạt động, không có lúc nào là ngừng nghỉ. Nhưng thông tin được phản ảnh trên web thì ít đến mức đáng ngạc nhiên.

Một website trường học cần cung cấp các thông tin về nhà trường, cơ cấu tổ chức, các địa chỉ, số điện thoại liên lạc với các bộ phận, thời khóa biểu, các sự kiện đang và sắp diễn ra trong trường, góc trao đổi với giáo viên, các tài nguyên dạy học, (có thể tham khảo thêm tại đây )...

Nên nhớ rằng có rất nhiều đối tượng quan tâm đến website của nhà trường:

- HS-SV quan tâm đến thông báo thi cử, các môn thi, điểm số, sự kiện sắp xảy ra.

- Phụ huynh muốn tìm hiểu con mình đang học những gì, các thông báo của giáo viên và Ban giám hiệu.

- Người chưa phải là phụ huynh thì muốn tìm hiểu về nhà trường để quyết định cho con em theo học.

- Người muốn tiếp xúc với trường thì muốn tìm các số điện thoại để liên lạc với phòng ban hoặc một giáo viên nào đó.

- Giáo viên thì muốn thấy tên hoặc hình của mình xuất hiện trên website của trường, muốn thấy mình là một bộ phận của trường.

- Các vị lãnh đạo cao hơn thì muốn tìm kiếm các hình mẫu website để các trường khác học tập trong các đợt tập huấn, trao đổi kinh nghiệm, ...

Đề nghị của chúng tôi là:

- Lên kế hoạch và định hướng về việc phát triển website cẩn thận, có tính đến các yếu tố chi phí, nhân lực, các thông tin, tài nguyên nào được đưa lên web,

- Hãy tìm những nhân tố tích cực trong đội ngũ giáo viên và yêu cầu họ lập một nhóm học sinh đáng tin cậy để giúp đỡ đăng tin.

- Hãy rà soát xem có đủ các thông tin mà người khác cần để liên hệ với nhà trường hay không? Địa chỉ trường, số điện thoại, email, người phụ trách web, ...

3. Thông tin bừa bãi và không đồng chuẩn

Ngược lại với điểm yếu số 2, điểm yếu số 3 lại là...thông tin được đưa lên website trường bừa bãi. Không ít lần vào các website nhà trường, chúng ta đã giật mình vì các file âm nhạc nền tự động được chơi, các slideshow ảnh, các thông tin được trích dẫn từ đủ thứ báo, đủ thứ thể loại,...Các website dạng này thường rơi vào các website trường tiểu học, phổ thông.

Bên cạnh đó, đối với các website có nhiều phòng ban cùng tham gia đưa tin (thường gặp ở các website trường ĐH-CĐ), chúng ta sẽ thấy có nhiều font chữ, kích thước chữ khác nhau, ...thậm chí có những tin được copy trực tiếp từ Word với đủ các format trong Word, và làm cho trang web bị xộc xệch, vỡ trang, ... do các mã dư thừa trong Word phá vỡ cấu trúc trang.

Đề nghị của chúng tôi là:

- Hãy rà soát lại các nội dung xuất hiện trên website, cái nào dư thừa và không phục vụ trực tiếp cho mục đích thông tin và học tập thì loại bỏ. Nên nhớ rằng các nội dung giải trí, thường được đưa lên web là do sở thích của một cá nhân làm web, và sở thích giải trí ấy không nên là đại diện cho bộ mặt của nhà trường.

- Đưa ra một quy định chung cho các phòng ban về kích thước, font chữ khi đăng tin. Nếu cần, hãy tổ chức một buổi tập huấn.

4. Chọn sai nền tảng để tạo website

Điểm yếu này có liên quan mật thiết với điểm yếu số 1: website chỉ do cá nhân xây dựng! Chính vì do một cá nhân xây dựng, nên đã chưa nghiên cứu kỹ, chỉ thấy thuận lợi là làm. Khi xây dựng website nhà trường, người xây dựng lựa chọn sai nền tảng web, điển hình nhất của việc này là chọn một nền tảng tạo diễn đàn (forum platform) để làm website nhà trường.

Nghĩa là, khi người dùng gõ tên miền của nhà trường, ví dụ: www.truong-hoc-cua-toi.edu.vn thì họ được đưa đến một forum với đủ thứ nội dung chat chit, thông báo của ban quản trị diễn đàn, thông báo của quản trị viên khóa một nick name nào đó, cuộc thi ảnh đẹp các thành viên của forum, các clip âm nhạc réo rắt, ...Đây hoàn toàn không phải là nội dung của một website trường học đúng chuẩn.

Thông thường, theo quy ước các nền tảng khác nhau sẽ được dùng để tạo các môi trường với các mục đích khác nhau:

- Nền tảng tạo website, hệ thống quản lý nội dung (CMS): dùng để đăng tải các tin tức, hình ảnh, hoạt động, sự kiện của nhà trường, xem điểm, quản lý đăng ký thông tin, ...

- Nền tảng hệ thống quản lý học tập (LMS): dùng để tạo các lớp học ảo, giáo viên đưa nội dung bài học lên hệ thống này, học sinh đăng nhập vào để xem nội dung và học tập. Giáo viên có thể quản lý học sinh: ai đã đăng nhập, đã có hoạt động gì, có nộp bài hay chưa, ...

- Nền tảng tạo forum: dùng để tạo một nơi trao đổi cho giáo viên, học sinh và thậm chí phụ huynh của nhà trường.

- Nền tảng blog: có thể dùng để tạo web cho nhà trường, nhưng thường hạn chế chức năng, thường được dùng làm nơi cho giáo viên đăng các bài liên quan đến học tập cho lớp, hoặc các học sinh tham gia viết một blog về một chủ đề nào đó, trao đổi, bình luận, ...

- Nền tảng wiki: hiện nay, các nhà giáo dục Âu Mỹ đã bắt đầu chú ý đến việc sử dụng công cụ này trong giáo dục. Công cụ này dùng để tạo môi trường cộng tác cho học sinh, cho phép các em và giáo viên cùng tham gia viết, chỉnh sửa, thêm, xóa, các chủ đề...Với xu hướng đưa PBL vào giáo dục như tại nước ta, wiki có lẽ là một ứng viên sáng giá cho các hoạt động hợp tác nhằm thực hiện các dự án.

Đề nghị của chúng tôi: nếu nhà trường còn đang phân vân về việc sử dụng hệ thống nào cho mục đích nào, hãy liên hệ hoặc hỏi các chuyên viên IT, các cơ quan lãnh đạo, các công ty cung cấp dịch vụ...Bộ phận CENTEA Info của giaovien.net cũng sẵn sàng tham gia tư vấn và trả lời cho nhà trường để lựa chọn một nền tảng phù hợp nhất cho nhu cầu của cơ sở.

5. Sử dụng một dịch vụ host miễn phí

Do điều kiện tài chính ban đầu, nhiều trường đã lựa chọn tạo một website trên một dịch vụ host miễn phí. Đây là lựa chọn có thể chấp nhận trong điều kiện ban đầu để chạy thử web, giảm chi phí, không đặt nặng vấn đề nhân lực, ...

Tuy nhiên, lựa chọn này sẽ có những mặt trái của nó:

- Tên miền của website phụ thuộc vào nhà cung cấp. Thông thường tên miền sẽ có "đính kèm" tên miền của nhà cung cấp. Ví dụ: www.truongABC.nha_cung_cap_host.com. Điều này sẽ làm cho tên miền khó nhớ và không đặc trưng cho nhà trường.

- Nền tảng chạy web phụ thuộc vào nhà cung cấp. Nhà cung cấp cho chúng ta nền tảng nào thì chúng ta sẽ phải sử dụng nền tảng đó, nếu không thì phải lựa chọn nhà cung cấp khác.

- Nhiều khi, website đặt trên các host miễn phí phải chịu các banner quảng cáo của nhà cung cấp host chèn vào. Điều này có thể gây bất lợi, thậm chí phản cảm, cho các website trường học.

- Các điều khoản bảo mật, sao lưu web không chặt chẽ.

- Không có gì ràng buộc dịch vụ host sẽ luôn được cung cấp trong một thời gian liên tục.

Mặc dù chúng ta vẫn có thể lựa chọn một nhà cung cấp thật sự uy tín và đáng tin cậy, lời khuyên của chúng tôi vẫn là tìm kiếm một dịch vụ host có trả phí. Hiện nay, nhiều gói hosting web ban đầu có giá khá thấp và vấn đề tài chính sẽ không là trở ngại cho nhà trường, mà chúng ta lại nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp.

Kết luận

Khuôn mặt của nhà trường trong không gian số chính là một website, và nó cũng hết sức quan trọng như khuôn mặt của nhà trường ngoài đời thực. Hãy cẩn thận để không vướng những sai lầm thường gặp bên trên!

Càng quan tâm chăm sóc website nhà trường, thì nhà trường càng được nhiều người, nhiều địa phương biết đến, nhu cầu của phụ huynh, học sinh và giáo viên càng được đáp ứng. Nói cách khác, website trường học sẽ phải thể hiện được là một nơi giao tiếp giữa nhà trường và phụ huynh, giáo viên, học sinh, là nơi thông tin được cung cấp chính quy và có giá trị.